Automatisierungs-Check
Was kostet Zeit? Was nervt? Was ist fehleranfällig?
Was Sie jede Woche von Hand
erledigen – und was es kostet.
Wiederkehrende Abläufe vereinfachen – ohne Hype, ohne Tools die Sie nicht brauchen. Selbst gehostet auf europäischen Werkzeugen, DSGVO-konform – auf Wunsch komplett lokal, Ihre Daten verlassen das Haus nicht.
Kostenloser Automatisierungs-Check
Erst der Prozess,
dann das Werkzeug.
Ich starte nie mit KI als Lösung. Erst klären wir, was bei Ihnen regelmäßig Zeit kostet oder fehleranfällig ist – dann entscheidet sich, ob Automatisierung sich lohnt, und wenn ja, welches Werkzeug überhaupt sinnvoll ist.
Manchmal ist die Antwort eine KI. Manchmal ein simples Formular. Manchmal ein Zettel am Kühlschrank. Ich verkaufe keine Tools – ich löse Ihre konkrete Aufgabe.
Was Sie sofort spüren.
Zeit zurück
Was bisher zehn Minuten gekostet hat, läuft in zwei. Was niemand machen wollte, macht das System. Sie kümmern sich um das was wirklich wichtig ist.
Konstanz statt Stimmung
Die Maschine vergisst nichts, hat keine Montagslaune, übersieht keine Mail im Urlaub. Konstanz die menschlich nicht zu halten ist.
Klarheit statt Blackbox
Sie sehen was läuft, verstehen warum, können jederzeit eingreifen oder das Tool wechseln. Kein Anbieter-Lock-in, kein Vertrauensvorschuss.
Wie so ein Projekt bei mir aussieht.
Abläufe, die Arbeit abnehmen.
Eigenprojekt · Live seit anderthalb Jahren
Eingangsrechnungen, die sich selbst verbuchen
01
Eingang
Rechnung als Foto oder Datei – Messenger oder Mail
02
OCR
Texterkennung wandelt Bild in lesbaren Text
03
KI
Strukturiert: Lieferant, Datum, Betrag, Steuer, Reverse-Charge
04
Ablage
Datensatz landet komplett ausgefüllt im Buchhaltungssystem
Vorher
10 min
pro Rechnung – öffnen, prüfen, eintippen, ablegen
Nachher
2 min
Datei schicken – fertig verbucht
Setupca. 2–3 Tage
Laufende Kostenunter 10 €/Monat
AmortisationMonat 1
Stackn8n · OCR · KI · Datenbank
Beispiel-Ablauf
Anfragen, die nicht liegenbleiben
01
Formular
Interessent schickt Anfrage über das Kontaktformular
02
Bestätigung
Sofort automatisch: Bestätigungsmail mit Terminbuchungslink
03
Erfassung
Kontaktdaten landen strukturiert in einer Tabelle
04
Nachfassen
Kein Termin nach 48 h → automatisch eine Erinnerungsmail
So läuft ein automatisierter Anfragen-Eingang: aus „liegt im Postfach" wird „vorsortiert, mit Terminvorschlag, nichts vergessen" – der Eingang ordnet sich, bevor Sie ihn überhaupt öffnen.
Bausteinen8n · Formular · Kalender · Mail
Aufbauaus Standard-Komponenten
Was sich auch lohnt.
Dashboard
Ein Dashboard für Ihre Tageszahlen
Eine Stelle, alle wichtigen Zahlen – Umsatz, offene Aufträge, Anfragen, Lagerbestand. Tagesaktuell, statt fünf Logins. Daten aus Buchhaltung, Webshop oder CRM, je nachdem was bei Ihnen läuft.
Integration
Ihre Systeme reden miteinander
Buchhaltung schickt Bestellungen ans Lager, Anfragen landen ohne Doppeleingabe im CRM, Termine synchronisieren sich. Eine Eingabe – alles, was davon abhängt, aktualisiert sich von selbst.
Was dabei ist –
und was separat gilt.
Prozess-Mapping
Ablauf durchdenken, bevor jemand baut.
Machbarkeits- & ROI-Check
Lohnt sich das? Wenn nicht, sage ich das.
Workflow-Aufbau
n8n, Webhooks, Orchestrierung – kein Blackbox-Code.
KI-Komponenten
OCR, LLM, Klassifizierung – nur wo's nötig ist.
DSGVO-Prüfung
Welche Daten fließen wohin? Architektur statt Einwilligungsbox. Auf Wunsch local-first.
Test & Abnahme
Auch im Worst-Case stabil. Logging eingerichtet.
Übergabe & Erklärung
Sie verstehen jeden Schritt. Kein Anbieter-Lock-in.
Auf Wunsch danach
Laufende Betreuung – ich behalte die Workflows im Blick, passe an, erweitere. Sie müssen sich nicht selbst kümmern.
Separat gilt
Hosting (außer im Preis enthalten) · Komplette ERP-/CRM-Einführungen
Für wen das passt –
und wann ich absage.
+
Passt
- Kleine und mittlere Betriebe mit wiederkehrenden manuellen Abläufen
- Inhabergeführt – Sie entscheiden, ich liefere direkt
- Wer KI pragmatisch testen will, bevor er groß investiert
- Wer die Wahrheit hören will, auch wenn sie unbequem ist
–
Wann ich absage
- Wenn Sie „irgendwas mit KI" wollen, weil es modern ist – bin ich nicht der Richtige. Ich starte erst, wenn ein konkreter Engpass benannt ist, den die Automation auflöst.
- Wenn der Ablauf, den Sie automatisieren wollen, manuell noch nicht zuverlässig läuft – Automatisierung repariert keinen kaputten Prozess.
Was so ein Workflow kostet.
Keine festen Pakete. Ein 1-Workflow-Setup ist nicht dasselbe wie ein 5-Workflow-Setup. Was es kostet, kann ich erst sagen, wenn ich weiß, was Sie genau brauchen – vorher würde ich nur raten.
Vom Einzelworkflow bis zum komplexen Setup
Individuell – nach dem kostenlosen Automatisierungs-Check.
Automatisierungs-Check kostenlos · 30 Min
Was es kostet, hängt am Umfang: ein einzelner, klar umrissener Ablauf – ähnlich dem Rechnungs-Workflow aus dem Eigenprojekt – ist ein anderes Volumen als mehrere verzahnte Workflows. Den Rahmen nenne ich, sobald ich weiß, was Sie genau brauchen.
Warum kein Festpreis?
- Ein 1-Workflow-Setup ist anders als ein 5-Workflow-Setup. Der Aufwand skaliert nicht linear – er hängt an Schnittstellen, Datenquellen und Sonderfällen.
- Hosting bei Ihnen in Ihrer Cloud oder bei mir? Macht beim Aufwand Unterschiede. Eigene Infrastruktur einzurichten ist anderes Volumen als ein Managed-Setup bei mir.
- Nach Gespräch klar – vorher würde ich nur raten. Ein Preis ohne Kontext wäre entweder zu hoch (Sicherheitsmarge) oder zu niedrig. Beides will keiner.
Sie zahlen am Ende für das, was wir gemeinsam entschieden haben – nicht für ein Paket, das vorher festgelegt wurde.
Was nach Ihrer Anfrage passiert.
Damit Sie wissen, was Sie erwartet, bevor Sie schreiben.
Was viele fragen, bevor sie schreiben.
01 Meine Kundendaten sind sensibel – darf ich die in ein KI-System eingeben?
Das ist die richtige Frage – und die Antwort hängt davon ab, welche Daten, welcher Anbieter und welcher Zweck. Nicht jeder Workflow berührt Kundendaten überhaupt.
Wo es kritisch wird – z. B. bei Patientendaten, Mandantenakten oder persönlichen Finanzdaten – gibt es Architekturen, die das strukturell lösen statt nur eine Einwilligungsbox anzuklicken. Was ich empfehle, evaluiere ich vorher. Ich verkaufe keine Lösung, die ein Datenschutzproblem erzeugt.
02 Was wenn der Workflow aufhört zu funktionieren – oder der Anbieter den Preis erhöht?
Berechtigte Sorge. Deshalb baue ich keine Workflows, die an einem einzigen Dienst hängen, ohne dass es eine Alternative gibt.
Ich bevorzuge Setups, bei denen Sie den Kern selbst kontrollieren – eigene n8n-Instanz statt gebuchtem SaaS, austauschbare KI-Komponenten statt Anbieter-Lock-in. Und ich erkläre Ihnen, wie der Workflow funktioniert – damit Sie nicht blind vertrauen müssen.
03 Lohnt sich KI-Automatisierung überhaupt für einen Betrieb meiner Größe?
Kommt auf die Aufgabe an – nicht auf die Größe. Ich nutze selbst einen Workflow, der eingehende Rechnungen automatisch erfasst und verbucht: Foto schicken, fertig. In meinem Fall: Setup zwei bis drei Tage, unter 10 €/Monat laufende Kosten, amortisiert ab Monat eins – bei Ihnen hängt es an der Aufgabe.
Das ist kein Großprojekt – das ist ein einzelner Ablauf, der vorher nervte. Wenn Sie mir sagen, was bei Ihnen regelmäßig Zeit kostet oder nervt, kann ich einschätzen ob sich etwas lohnt. Wenn nicht, sage ich das.
04 Ich bin skeptisch gegenüber KI-Hype – macht eine Anfrage trotzdem Sinn?
Ja – und die Skepsis ist berechtigt. Ich empfehle KI nur dort, wo sie etwas konkret verbessert. Wenn ich mir eine Situation anschaue und zu dem Schluss komme, dass ein Zettel am Kühlschrank effizienter ist, sage ich das.
Schreiben Sie mir, was los ist.
Was kostet bei Ihnen regelmäßig Zeit oder nervt? Zwei, drei Sätze reichen. Ich melde mich in 1–2 Werktagen mit einer Einschätzung.
„Die Beratung setzte genau dort an, wo ich aktuell stehe, war vollständig auf meine Situation zugeschnitten und er hat die richtigen Problembereiche direkt erkannt und mir passende Lösungen dazu geliefert."
Schreiben Sie mir
Oder direkt anrufen: +49 172 140 1272