Versinkt Ihre Verwaltung
in Mails und Schäden?
Jede Meldung lesen, zuordnen, beantworten, eintragen – den ganzen Tag. Eine geförderte Beratung zeigt, wo Ihre Kapazität verloren geht, und liefert einen Maßnahmenplan; bis zu 1.750 € trägt das BAFA.
Sie könnten wachsen –
aber Sie geben Mandate ab.
Der Verband (VDIV) bringt es auf den Punkt: Mehr als jede zweite Verwaltung trennt sich inzwischen von unrentablen Mandaten, fast zwei Drittel geben besonders zeitaufwändige Objekte ab. Nicht aus Unlust – aus Überlastung. Die Nachfrage ist da, die Kapazität nicht.
Der größte Brocken, der sich nicht delegieren lässt, ist die eingehende Kommunikation. Jede Schadensmeldung, jede Eigentümeranfrage muss gelesen, eingeordnet und beantwortet werden. Genau hier setzt eine geförderte Beratung an – bevor Sie das nächste gute Mandat abgeben müssen.
Was ein einziger Schaden an Handarbeit kostet.
„Wasser läuft unter der Spüle, Wohnung 3." – Bis dieser eine Satz abgearbeitet ist, sind fünf manuelle Schritte vergangen. Mal die Anzahl der Schäden pro Woche.
Mail öffnen, verstehen, das richtige Objekt und die richtige Einheit heraussuchen – oft aus dem Gedächtnis oder per Suche in der Verwaltersoftware.
Wasser ist dringend, ein klemmendes Fenster nicht. Diese Einschätzung trifft heute ein Mensch – bei jeder einzelnen Meldung neu.
Welcher Sanitärbetrieb ist für dieses Objekt zuständig, erreichbar, im Budget? Raussuchen, anrufen oder anschreiben.
Beauftragung an den Handwerker, Eingangsbestätigung an den Mieter – beide von Hand formuliert, jedes Mal aufs Neue.
Den Vorgang in die Schadensliste oder Tabelle übertragen, damit nichts verloren geht. 10 bis 20 Minuten – für eine Meldung.
Was Sie nach der Beratung haben.
Gefördert wird die Beratung – die Analyse und der Plan. Ein konkretes Beispiel, wohin der Plan führen kann, sehen Sie unten. Die Umsetzung ist davon getrennt.
Eine ehrliche Engpass-Analyse
Wo genau in Ihrem Posteingang und Ihren Abläufen Kapazität verloren geht – gemessen, nicht geraten. Welche Vorgangsarten sich für eine Entlastung eignen und welche nicht.
Einen schriftlichen Maßnahmenplan
Priorisiert, in Ihrer Sprache, ohne Berater-Jargon. Was zuerst, was später, was sich nicht lohnt – mit realistischer Aufwands- und Wirkungseinschätzung.
Datenschutz, der trägt
Hausverwaltung berührt kein Berufsgeheimnis – eine saubere Auftragsverarbeitung (AVV) reicht in der Regel aus. Was geht und was nicht, steht klar im Bericht, nicht im Kleingedruckten.
Eine Entscheidungsgrundlage
Sie wissen danach, ob sich eine Automatisierung für Sie rechnet – und können sie umsetzen lassen, bei mir oder anderswo. Kein Lock-in, keine Verkaufsabsicht im Bericht.
Wohin der Plan führen kann.
Eine typische Maßnahme aus so einem Bericht: ein Schadens-Assistent, der auf Ihrem bestehenden Postfach sitzt. Wichtig: Das ist die Umsetzung, nicht die geförderte Beratung – sie wird separat kalkuliert und ist freiwillig.
Die Meldung kommt rein
Der Mieter schreibt formlos, wie immer. Der Assistent liest mit und erkennt: Objekt, Einheit, Schadensart, Dringlichkeit, Kontakt – automatisch aus dem Freitext.
Zwei Entwürfe liegen bereit
Passender Handwerker aus Ihren Stammdaten vorgeschlagen, Beauftragung und Eingangsbestätigung als Entwurf fertig – Sie lesen drüber und geben frei. Die Maschine entscheidet nichts allein.
Der Vorgang ist dokumentiert
Mit einem Klick ist der Schaden beauftragt, der Mieter informiert und die Zeile in Ihrer Liste eingetragen. Aus 15 Minuten werden zwei.
Sie behalten Ihre Software –
wir nehmen nur die Last.
- Setzt auf Ihr bestehendes Postfach und Ihre Verwaltersoftware auf – Outlook, DOMUS, Excel, was auch immer Sie nutzen
- Kein neues Portal, keine Mindestlaufzeit, kein Umlernen für Ihr Team
- Eine schlanke Schicht, die genau eine Last abnimmt – nicht eine Plattform, die alles umkrempelt
- Verlangt, dass Sie Kommunikation und Vorgänge in ein neues System verlagern
- Onboarding, Mindestlaufzeit, Schnittstellen – der „große Schritt", den viele Verwaltungen scheuen
- Sinnvoll, wenn Sie ohnehin alles digitalisieren wollen. Für „nur die Mailflut bändigen" überdimensioniert.
Was es Sie kostet.
incvis ist BAFA-zugelassen. Für die geförderte Beratung gilt:
Beratung 3.500 € – 50 % Zuschuss
Bemessungsgrundlage 3.500 € netto, davon übernimmt das BAFA in der Pfalz 50 % (bis zu 1.750 €). Ihr Eigenanteil liegt bei 1.750 € netto. Den Zuschuss zahlt das BAFA nach der Beratung direkt an Sie aus.
Über den Antrag entscheidet das BAFA im Einzelfall; die Zulassung als Berater liegt vor. Das Programm ist bis Ende 2026 gesichert – danach offen. Alle Details und den Förderweg finden Sie auf der Förderungs-Übersicht.
Der Schadens-Assistent oder andere Maßnahmen aus dem Bericht sind nicht Teil der Förderung. Wenn Sie die Umsetzung wünschen, kalkuliere ich sie separat und transparent – Sie entscheiden frei, ob bei mir oder anderswo.
Für wen das passt –
und wann ich absage.
- Inhabergeführte Verwaltungen, bei denen die Kommunikation der Engpass ist
- Wer entlasten will, ohne die ganze Verwaltung auf eine neue Plattform umzustellen
- Wer einen ehrlichen Plan will – auch wenn die Antwort manchmal „lohnt sich nicht" lautet
- Wenn Sie ohnehin eine Komplett-Plattform einführen wollen – dann sind Sie bei einem der großen Anbieter besser aufgehoben, und ich sage das offen.
- Wenn niemand im Haus bereit ist, einmal kurz mitzudenken – eine Beratung lebt von Ihrer Mitwirkung.
- Wenn Sie eine Erfolgsgarantie erwarten. Die gibt es bei mir nicht – nur belastbare Einschätzungen.
Was Verwaltungen vorher fragen.
01 Muss ich meine Verwaltersoftware wechseln?
Nein. Genau das ist der Punkt. Was ich empfehle, setzt auf das auf, was Sie schon haben – Ihr Postfach, Ihre Tabellen, Ihre Verwaltersoftware. Kein neues Portal, keine Migration, kein Umlernen für Ihr Team. Wenn ein Plattformwechsel für Sie sinnvoller wäre, sage ich Ihnen das ehrlich – auch wenn ich daran nichts verdiene.
02 Ist das mit dem Datenschutz vereinbar?
In der Regel ja. Hausverwaltung berührt – anders als etwa Heilberufe oder Anwälte – kein gesetzliches Berufsgeheimnis. Für die übliche Verarbeitung von Mieter- und Eigentümerdaten reicht eine saubere Auftragsverarbeitung (AVV). Wo es im Einzelfall heikler wird, steht das klar im Beratungsbericht – ich empfehle nichts, was ein Datenschutzproblem erzeugt.
03 Ersetzt die KI dann meine Mitarbeiter?
Nein – sie nimmt ihnen die stumpfe Wiederholung ab, nicht die Entscheidung. Ein Schaden wird vorbereitet, aber freigegeben wird er von einem Menschen. Bei einer Branche, die händeringend Kapazität sucht und Mandate abgeben muss, geht es nicht um Stellenabbau, sondern darum, dass Ihre Leute wieder zu der Arbeit kommen, für die man sie braucht.
04 Lohnt sich das für eine Verwaltung meiner Größe?
Das hängt nicht an der Größe, sondern an der Menge gleichartiger Vorgänge. Wer pro Woche genug Schadensmeldungen und Standardanfragen bearbeitet, bei dem rechnet es sich schnell. Ob das bei Ihnen so ist, sagt Ihnen die kostenlose Förderfähigkeits-Prüfung – und wenn nicht, sage ich das auch.
05 Was genau zahlt das BAFA – und wann?
Gefördert wird die Beratung: 50 % von bis zu 3.500 € netto, also bis zu 1.750 € Zuschuss in der Pfalz. Sie zahlen das Honorar regulär, das BAFA zahlt den Zuschuss nach dem Verwendungsnachweis direkt an Sie aus. Die spätere Umsetzung (z. B. der Schadens-Assistent) ist nicht förderfähig und kommt separat. Den ganzen Ablauf finden Sie auf der Förderungs-Übersicht.
Sagen Sie mir, was am meisten Zeit frisst.
Name der Verwaltung, ungefähre Zahl der Einheiten, und was Sie am meisten nervt – mehr brauche ich nicht für eine erste Einschätzung. Ich sage Ihnen, ob eine geförderte Beratung sich lohnt. Antwort in 1–2 Werktagen.
Oder direkt anrufen: +49 172 140 1272